Makalah Perubahan dan Perkembangan Organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Organisasi sebagai suatu wadah yang menampung individu-individu untuk mewujudkan satu visi dan misi yang disepakati bersama. Organisasi senatiasa berjalan dengan tiga opsi, yaitu opsi maju, mundur, dan stabil. Namun, praktiknya yang kerapkali menimbulkan sebuah usaha (decode prediction) di luar perkiraan. Dalam berorganisasi, eksisitensi seperti roda yang kadang ada dibawah, dan kadang ada diatas. Otomatis, semakin besar suatu organisasi, semakin kompleks pula struktur dan sistem kerjanya dan semakin berpeluang menghasilkan produktifitas.

     Dalam kenyataannya organisasi seringkali terjadi keadaan yang tidak mengalami pertumbuhan yang disebabkan keengganan manusia untuk mengikuti perubahan, dimana perubahan dianggap bisa menyebabkan dis equilibrium (hilangnya keseimbangan moral). Hal ini mengakibatkan penyakit masyarakat atau tindakan yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam organisasi sehingga perlu dilakukan pengembangan organisasi untuk melakukan evaluasi, adaptasi, kaderisasi dan inovasi. Pengembangan organisasi pada dasarnya berbeda dengan berbagai upaya perubahan organisasi yang dilakukan secara terencana, seperti upaya perubahan dengan melakukan pembelian peralatan baru, atau merancang ulang sebuah desain, ataupun menyusun ulang suatu kurikulum sekolah, atau suatu departemen pada suatu fakultas. Hal ini karena fokus kajian perkembangan organisasi itu terletak pada peningkatan kemampuan organisasi untuk dapat mengetahui dan memecahkan berbagai masalah yang dihadapi organisasi itu sendiri.

1.2    Rumusan Masalah

Adapun rumusan msalah dalam makalah ini adalah :

1.      Faktor-faktor apakah yang menyebabkan perubahan pada organisasi?

2.      Bagaimanakah cara penanganan perubahan?

3.      Apakah tujuan pengembangan organisasi?

4.      Bagaimanakah langkah-langkah pengembangan organisasi?

1.3    Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah :

1.      Menjelaskan faktor-faktor yang menyebabkan perubahan pada organisasi

2.      Mendeskripsikan cara penanganan perubahan

3.      Menjelaskan tujuan pengembangan organisasi

4.      Mendeskripsikan langkah-langkah pengembangan organisasi

BAB II

PEMBAHASAN

2.1    Perubahan Organisasi

Perubahan atau berubah secara etimologis dapat bermakna sebagai usaha atau perbuatan untuk membuat sesuatu berbeda dari sebelumnya. Dalam istilah perubahan organisasi, dikenal istilah senada yaitu change interventation; sebuah rancangan aksi atau tindakan untuk membuat inovasi merubah sesuatu menjadi berbeda. Dan change again; individu atau kelompok yang bertindak sebagai katalis atau suatu sekte yang bertanggung jawab untuk melakukan manajemen dan menentukan prosedur kerja kedepan. Perubahan organisasi akan mengarah kepada opsi mundur, apabila system perencanaan yang ada didalamnya baik satu ataupun banyak komponen yang menyusun mengalami disfungsi.

     Perubahan organisasi akan mengarah pada opsi maju apabila ada kesinambungan yang harmonis antara system dan pelaksananya. Suasana yang berlangsung pada sisterm tersebut tertata dan dilaksanakan sesuai dengan prosedur atau membuat inovasi yang koorperatif satu sama lain.

2.2    Faktor-faktor Perubahan Organisasi

Sebuah perubahan dan pengembangan dapatlah terjadi pada apapun dan siapapun tidak terkecuali dengan organisasi. Tidak banyak individu atau organisasi menyukai adanya perubahan namun tidak dapat dihindari namun harus dihadapi. Faktor perubahan terjadi karena ada 2 faktor yaitu faktor internal dan eksternal.

·         Faktor Internal

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber. Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesama anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota. Proses kerja sama yang berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan.

          Problem yang timbul dapat menyangkut masalah sistem kerjasamanya dan dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien. Sistem birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan menyangkut struktur organisasi yang digunakan.

Kekuatan-kekuatan Internal yaitu:

1.      Perubahan kebijakan lingkungan

2.      Perubahan tujuan

3.      Perluasan wilayah operasi tujuan

4.      Volume kegiatan bertambah banyak

5.      Sikap dan perilaku dari para anggota organisasi

·         Faktor Eksternal

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.

Kekuatan-kekuatan eksternal yaitu:

1.      Politik

2.      Hukum

3.      Kebudayaan

4.      Teknologi

5.      Sumberdaya alam

6.      Demografi

7.      Sosiologi

2.3    Lewin : Model Analisis Lapangan

Menurut Lewin, pembahasan model analisis lapangan dibagi menjadi dua bagian, yaitu :

·         Faktor Pendorong

Adalah hal yang mudah untuk melekat, bahwa lingkungan menjadi faktor pendorong terjadinya perubahan atas suatu perusahaan beserta pengelolaannya. Model analisis Lewin menekankan bahwa perubahan yang efektif adalah mencairkan (mengubah) situasi yang ada ke arah situasi yang diinginkan dan kemudian membekukan (menetapkan) sistem yang terbentuk supaya tetap seperti itu (kondisi yang baku atau tetap).

·         Faktor Penghambat

Ketika perusahaan pengeboran minyak lepas pantai BP Norge mengenalkan program Self Directed Work Teams (tim kerja yang mandiri), program itu banyak mendapat hambatan dari para pekerjanya

2.4    Alasan Utama Pekerja Menghambat Terjadinya Perubahan

Ada enam alasan utama pekerja berusaha menghambat terjadinya perubahan, yaitu :

1.      Direct Cost

Alasan yang berkenaan dengan biaya yang harus ditanggung akibat adanya perubahan membutuhkan biaya yang banyak dan para pekerja khawatir akan berkurang pendapatannya dibanding dengan pendapatan yang mereka peroleh pada situasi sebelumnya.

2.      Saving Face

Perubahan dianggap sebagai suatu strategi politik untuk mengatakan bahwa orang yang mendorong terjadinya perubahan sebagai orang yang tidak memiliki kompetensi.

3.      Fear of The Unknown

Orang menghambat suatu perubahan karena mereka khawatir tidak bisa menyesuaikan diri dengan situasi yang baru.

4.      Breaking Routing

Orang cenderung mempertahankan rutinitas karena mereka telah nyaman dengan situasi yang sudah ada.

5.      Incongruent Organizational Systems

Sistem organisasi tidak mendorong terjadinya perubahan yang berkaitan dengan penggajian/upah, seleksi, pelatihan dan sistem kontrol.

6.      Incongruent Team Dynamics

Tim perubahan dimaksudkan untuk menciptakan norma-norma baru yang mungkin kurang dapat diterima oleh para anggota organisasi.

2.5  Cara-cara Penanganan Perubahan

Ada dua pendekatan penanganan perubahan organisasi:

1.      Proses perubahan reaktif. Manajemen bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul.

2.      Program perubahan yang direncanakan (planned change), disebut sebagai proses proaktif. Manajemen melakukan berbagai investasi waktu dan sumberdaya lainnya yang berarti untuk menguibah cara-cara operasi organisasi. Perubahan yang direncanakan ini didefinisikan sebagai perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan organissi, atau sebagian besar satuan organisasi, harus menyiapkan diri untuk atau menyesuaikan dengan perubahan.

2.6    Mengidentifikasi Alasan Penolakan Terjadinya Perubahan

Ada enam alasan untuk terjadinya perubahan, antara lain adalah :

1.      Komunikasi

Komunikasi merupakan prioritas tertinggi dan strategi pertama yang dibutuhkan untuk setiap perubahan organisasi. Komunikasi bisa mengurangi kekuatan penghambat, yaitu dengan memberikan informasi secara terus-menerus mengenai apa yang dapat mereka terapkan dengan adanya upaya perubahan.

2.      Pelatihan

Perusahaan besar yang mengundang para pekerja yang berada di garis depan untuk mengikuti lokakarya selama beberapa minggu. Lokakarya tersebut tidak hanya membangkitkan kebutuhan akan perubahan tetapi juga mengajarkan kepada para pekerja tentang pengetahuan dan keterampilan yang berharga.

3.      Peran Aktif Pekerja

Membuat para pekerja ikut berperan aktif dalam program perubahan merupakan cara efektif untuk mengurangi kekuatan penghambat karena hal itu akan menciptakan rasa memiliki di kalangan pekerja yang terlibat.

4.      Manajemen Stres

Komunikasi, pelatihan, keterlibatan aktif para pekerja bisa mengurangi faktor penyebab stres. Meskipun demikian perusahaan terkadang perlu menggunakan manajemen stres untuk membantu para pekerjanya mengatasi perubahan-perubahan yang terjadi.

5.      Negosiasi

Negosiasi menawarkan keuntungan-keuntungan tertentu sebagai pengganti 2 level pola manajemennya. Perusahaan harus berhadapan dengan penolakan ataupun hambatan dari para supervisor yang merasa khawatir akan kehilangan status mereka. Setelah beberapa bulan berlalu, eksekutif senior melakukan negosiasi dengan para supervisor dan akhirnya disepakati untuk mengadakan posisi Intermediate Manager untuk mengatasi hambatan tersebut.

6.      Paksaan

Bergabagi jenis “paksaan” mungkin dapat memacu terjadinya perubahan tetapi hal itu tidak akan dapat menumbuhkan komitmen pada upaya-upaya perubahan. Pada saat-saat tertentu model paksaan mungkin diperlukan bilaman taktik yang lain sudah tidak dapat dijalankan secara efektif.

Apapun bentuk perubahan yang terjadi pada akhirnya mengarah ke perubahan pola perilaku. Secara keseluruhan hasil perubahan adalah tumbuhnya perilaku-perilaku baru yang harus dipelajari dan dianalisis oleh para pekerja. Setelah terjadi perubahan pada perilaku maka yang dibutuhkan adalah pembekuan/penetapan perilaku ideal yang diinginkan sehingga tidak kembali lagi ke pola perilaku lama. Situasi ini bisa dicapai apabila sistem organisasi dan dinamika yang ada bisa terpadu.

2.7    Perkembangan Organisasi

Istilah perkembangan organisasi (organizational development) bisa digunakan untuk sebuah perubahan aktivitas yang sudah dirancang. Istilah ini merupakan produk dari pengelolaan organisasi secara umum. Perkembangan organisasi juga didiskripsikan sebagai jaringan-jaringan komplek dari beberapa event (kegiatan, proyek dan sebagainya) yang meningkatkan kemampuan dari anggota-anggota organisasi untuk mengelola budaya organisasi interen mereka, supaya mereka kreatif dalam memecahkan masalah, dan membantu organisasi mereka dalam melakukan adaptasi terhadap lingkungan luar.

     Hampir sebagian besar studi perkembangan organisasi melibatkan riset tindakan sebagi cetak biru yang utama bagi perubahan yang direncanakan, seperti digambarkan di bawah ini. Riset tindakan merupakan suatu proses partisipasi yang tinggi, yang melibatkan para klien dari berbagai tingkatan.

2.7.1.    Tujuan Perkembangan Organisasi

Menurut Robbins (1984), usaha perkembangan organisasi pada umumnya diarahkan pada dua tujuan akhir, yaitu peningkatan keefektifan organisasi dan peningkatan kepuasan anggotanya. Lebih lanjut, Robbins merinci tujuan perkembangan organisasi sebagai berikut:

a)      Meningkatkan tingkat kepercayaan dan dukungan di antara anggota organisasi.

b)      Meningkatkan timbulnya konfrontasi terhadap masalah organisasi baik dalam kelompok maupun antar-kelompok, sebagai kebalikan dari to sweeping problem under the rug.

c)      Terciptanya lingkungan dimana otoritas peran yang ditetapkan ditingkatkan dengan otoritas berdasarkan pengetahuan dan keterampilan.

d)     Meningkatkan keterbukaan komunikasi secara horisontal, vertikal dan diagonal.

e)      Menaikkan tingkat antusiasme dan kepuasan personal dalam organisasi.

f)       Menemukan solusi yang sinergis terhadap masalah dan Menaikkan tingkat responsibilitas diri dan kelompok dalam perencanaan dan
implementasi.

2.7.2.    Langkah-langkah Pengembangan Organisasi

Organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi. Yang dimaksud dengan proses perubahan organisasi adalah tata urutan atau langkah langkah dalam mewujudkan perubahan organisasi.

          Perubahan organisasi merupakan perubahan yang berkaitan dengan pengembangan, perbaikan, maupun penyesuaian yang meliputi struktur, teknologi, metode kerja maupun sistem manajemen suatu organisasi. suatu organisasi tidak harus melaksanakan suatu perubahan. Hal ini merupakan suatu strategi untuk memenuhi beberapa keseluruhan tujuan dari suatu organisasi. Langkah-langkah pengembangan organisasi terdiri dari :

1.      Mengadakan Pengkajian

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi. Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya. Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang bersifat negatif maupun positif. Dampak bersifat negatif apabila perubahan itu menjadi hambatan bagi kelancaran, perkembangan dan kemajuan organisasi. Dampak bersifat positif apabila perubahan itu dapat memperlancar kegiatan, perkembangan dan kemajuan organisasi atau dalam bentuk kesempatan-kesempatan baru yang tidak tersedia sebelumnya.

2.      Mengadakan Identifikasi

Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.

3.      Menetapkan Perubahan

Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.

4.      Menentukan Strategi

Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi haru segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.

5.      Melakukan Evaluasi

Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.

BAB III

PENUTUP

3.1    Kesimpulan

·         Faktor perubahan terjadi karena ada 2 faktor yaitu faktor internal dan eksternal. Faktor internal yaitu: perubahan kebijakan lingkungan, perubahan tujuan, perluasan wilayah operasi tujuan, volume kegiatan bertambah banyak, dan sikap dan perilaku dari para anggota organisasi. Sedangkan faktor eksternal yaitu: politik, hukum, kebudayaan, teknologi, sumberdaya alam, demografi, dan sosiologi.

·         Menurut Lewin, pembahasan model analisis lapangan dibagi menjadi dua bagian, yaitu faktor pendorong dan faktor penghambat.

·         Alasan utama pekerja berusaha menghambat terjadinya perubahan, yaitu  direct cost, saving face, fear of the unknown, breaking routing, incongruent organizational systems, dan incongruent team dynamics.

·         Pendekatan penanganan perubahan organisasi, yaitu proses perubahan reaktif dan program perubahan yang direncanakan (planned change), disebut sebagai proses proaktif.

·         Alasan terjadinya perubahan, antara lain adalah komunikasi, pelatihan, peran aktif pekerja, manajemen stres, negosiasi, dan paksaan.

·         Robbins merinci tujuan perkembangan organisasi sebagai berikut:

a)      Meningkatkan tingkat kepercayaan dan dukungan di antara anggota organisasi.

b)      Meningkatkan timbulnya konfrontasi terhadap masalah organisasi baik dalam kelompok maupun antar-kelompok.

c)      Terciptanya lingkungan dimana otoritas peran yang ditetapkan ditingkatkan dengan otoritas berdasarkan pengetahuan dan keterampilan.

d)     Meningkatkan keterbukaan komunikasi secara horisontal, vertikal dan diagonal.

e)      Menaikkan tingkat antusiasme dan kepuasan personal dalam organisasi.

f)       Menemukan solusi yang sinergis terhadap masalah dan Menaikkan tingkat responsibilitas diri serta kelompok dalam perencanaan dan
implementasi.

·         Langkah-langkah pengembangan organisasi terdiri dari Mengadakan Pengkajian, Mengadakan Identifikasi, Menetapkan Perubahan, Menentukan Strategi, dan Melakukan Evaluasi.

3.2    Saran

Dengan dibuatnya makalah ini, kami menyarankan kepada pembaca agar dapat mengetahui faktor dan proses berubah dan berkembangnya sebuah organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

·         Davis Keith, Newstorm John W. 1985. Perilaku dalam Organisasi. Jakarta : Erlangga

·         Sopiah Dr. 2008. Perilaku Organisasi. Yogyakarta : ANDI

·         Tyson Shaun, Jackson Tony. 1992. The Essence of Organization Behavior. Yogyakarta : Andi

·         http://aangfm.wordpress.com/2013/01/12/perubahan-dan-perkembangan-organisasi/

http://azenismail.wordpress.com/2010/11/15/bab-12-perubahan-dan-perkembangan-organisasi/